MKV Newsletter 04

Führen aus dem Home Office in das Home Office

Von Maria von Harpe

Was schon lange möglich war müssen viele jetzt notgedrungen austesten. Geführt wird in diesen Tagen häufig aus dem Home-Office in das Home-Office. Dazu haben wir ein paar Schritte zusammengestellt.

  1. Digitale Plattform
    Überlegen Sie welche digitale Plattform Sie für die Zusammenarbeit im Homeoffice verwenden wollen.
    Wir stellen ihnen in einem separaten MKV-Newsletter dafür in einen Überblick der verschiedenen Möglichkeiten vor.
  2. Technik
    Beschäftigen Sie sich mit der Technik und probieren Sie diese zunächst einmal im heimischen Umfeld aus. Es gibt verschiedene Lösungen:
    • Einfache Lösung: Sie nehmen ein Notebook mit eingebauter Kamera und Mikro.
    • Professionellere Lösung: Sie schließen eine externe Kamera mit Kopfhörer und Mikrofon an Notebook oder PC anschließen (hier kann es zu Einstellungsproblemen kommen, die man sich im Vorfeld anschauen sollte). Externer Kopfhörer und Mikro verhindern Rückkoppelungseffekte, wenn mehrere Teilnehmer anwesend sind.
    • Weniger geeignet sind für ein längeres Meeting Smartphone oder Tablett. Texte aus dem Computer können nicht so einfach angezeigt werden. Theoretisch kann man sie aufs Handy schicken, aber das kostet zusätzlich unnötige Zeit. Für kurze Absprachen sind Handy und Tablet sicher gut geeignet.
  3. Klare Regeln (letztlich gelten die Regeln, die man auch für ein normales Meeting benötigt. Online kommen ein paar zusätzliche hinzu)
    • Die Führungskraft (Moderator)vereinbart Zeit und Ort und schickt die Tagesordnung, sowie eine Einladung für die entsprechende Plattform, z.B. Zoom, Vitero, Microsoft Teams u.s.w. (Es gibt Datenschutzbedenken für Zoom, die jeder für sich klären sollte, vgl. z.B. Handelsblatt vom 31.3.2020 www.handelsblatt.com/technik/it-internet/it-branche-neue-datenschutz-vorwuerfe-gegen-videodienst-zoom/25700760.html abgerufen am 3.4.2020)
    • Das kann ein Workshop zur Problemlösung sein, oder ein täglich wiederkehrendes Meeting sein.
    • Moderator sollte Online-Moderation beherrschen.
    • Interaktive Folien einbringen und ggf. Whiteboard benutzen.
    • Ggf. Gruppenräume für größere Meetings benutzen.
    • Im Vergleich zu einem Face to face meeting muss der Moderator in einem Online Meeting immer alles genau erklären, wie zum Beispiel: “während der Präsentation habe ich die Mikrophone auf Off gestellt…..Herr Janssen hat sich gemeldet. Ich stelle das Mikrophon ein…; die Diskussion ist eröffnet. Ich habe alle Mikrophone eingeschaltet. Wer möchte das Wort…..”
  4. Guter Teamgeist
    • Der Wille zum gemeinsamen Erfolg ist Voraussetzung. Alle unterstützen sich gegenseitig (z.B. entdeckt jemand neue bessere Möglichkeiten/Funktionen, so werden diese geteilt, einige werden Probleme mit nicht so schnellen Internetzugängen haben oder mit der Umstellung auf neue Programme.)
    • Regelmäßige Statusmeetings helfen allen, sich über jeweilige Projektfortschritte auszutauschen, neue Ideen einzubringen und über Aufgabenverteilung zu sprechen.
    • Auch die emotionale Ebene ansprechen. (z.B. in der Pause gemeinsam Kaffee trinken, Blitzlicht zu Beginn oder kurz vor der Pause…)
  5. Vertrauensvolle Führung
    • Die Führungskraft muss loslassen und Kooperativ führen durch
      1. Indirekt Führen
      2. Delegieren
      3. Verzicht auf Triumph
      4. Mehr Wertschätzung
      5. Realistische Ziele setzen durch vertrauensvolle Zusammenarbeit. Dazu gehört auch Vertrauensarbeit
  6. Feedback
    • Es sollte konkreteres und möglicherweise häufigeres Feedback geben. Vereinbaren Sie, wie Sie erreichbar sind und betonen sie immer wieder, dass Sie für Fragen zur Verfügung stehen. (Kommunikationskanäle abstimmen wie E-Mail, Telefon, …)
    • Für jeden Mitarbeiter sollten Sie pro Woche 30 Minuten einplanen
  7. Mitarbeiterleistung
    • Im Homeoffice sind die jeweiligen individuellen Arbeitszeiten weniger relevant (abgesehen von den gemeinsam vereinbarten Meetings).
    • Arbeitsleistungen sollten regelmäßig ausgetauscht und dokumentiert werden. 
    • Es muss aber ein grundlegendes Performance Management im Unternehmen geben, in dem die Leistungen objektiv definiert und gemessen werden.